penggandaan dokumen

arti penggandaan dokumen Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. 

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen

1. Dilihat dari segi pemakainya:

> Dokumen pribadi

>Dokumen niaga

> Dokumen sejarah

vDokumen pemerintah

2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya

>Nilai penerangan

>Nilai yuridis

>Nilai perdangan

>Nilai historis

3.Dilihat dari sumbernya

>Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah

> Dok. Yang bersumber dari swasta

>Dokumen yang berasal dari kontrak dagang

>Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran

>Dok. Yang bersumber dari perseorangan.

4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

vDokumen dinamis,

vDok. Aktif

vDok. Semi aktif

vDok. Inaktif

vDok. Statis

5.Dok. Ditinjau dari segi penelitian

> Dok. Primer

>Dokumen sekunder

>Dokumen tertier

6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk

> Dok.literal

> Dok. Korporal

>Dok. Privat

Pengertian Penggandaan

Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan

Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya tedapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :

1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar,  dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Macam-Macam Alat Pengganda

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :

1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi denganmenggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.

mesin fotocopy biasa

2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat  merubah warna sesuai keinginan.

3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil, koreksilak.

mesin stensil

Alat Pengganda

Dalam materi ini,  anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni  mesin foto copy,  dan  anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy.  Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat  bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis

Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox.  Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :

1. Mesin foto copy kecil (Portable), Ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)

mesin fotocopy kecil

2. Mesin foto copy sedang (standar), berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)

mesin fotocpy standar

3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

mesin fotocpoy besar

Mesin Foto Copy Besar

Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :

1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

lembar kertas

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

papan dokumen otomatis

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

papan penyortir

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

papan kertas besar

Pengoperasian Mesin Foto Copy

Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF